20代が転職に失敗しないためのおすすめエージェントを紹介

HYPER NOVA

仕事

ムダな会議ほど無意味なことはない!効率の良い会議を行う6つのルール

投稿日:2018年6月29日 更新日:

前の会社は、非常にムダで無意味な会議ばかりでした。決められた時間には終わらず、退社時間過ぎているにも関わらずロング会議。

しかも、すぐに議論がそれるから結論が一向に見えない。長く暗いトンネルをさまよい歩いているような感覚でした。

そこで今回は、同じようにムダな会議に悩んでいる方に向けて、より効率的に会議を行う改善方法をお伝えします。

  • マジでウチの会社の会議ってムダ
  • 会議時間を減らして自分の仕事時間を確保したい
  • どうすれば会議が短くなるの?

このような方にピッタリの内容ですので、是非とも参考にしてみてください。

ムダな会議の一例

ムダな会議

これまで、たくさんの会議をしてきて「物凄くムダ」と思った会議の一例をまとめました。

もし、下記のような会議をしているのであれば、すぐに改めましょう。非常に時間のムダですし、社員のモチベーションを低下させてしまいます。

【その1】議題がそれる

最初は議題に合わせて討論を繰り広げるのですが、時間がたつにつれ「あ、そういえば!」と議題からズレてしまうワードを言い放つ方が現れます。

その魔法の言葉が発せられたら最後、議題に関係ない話が雪崩のように押しかけ、会議時間を伸ばし「ムダな会議」が爆誕します。

【その2】報告だけの会議

情報共有は大切なことです。しかし、ただの報告会議の必要性は感じられません。今の時代であればメールやらクラウドシステムで情報共有はいくらでも出来てしまいます。

会議とは、「情報をどうするか?」を議論する場であるため報告会議は時間のムダです。

【その3】結論が一向に決まらない

これは会議進行役の力量にもよりますが、結論がなかなか決まらない時があります。

会社の収益に関係する案件であれば、何時間もかけても良いですが、重大な内容以外はサクッと決めてすぐに行動へと移し結果を見た方が早いです。

人は責任を取りたくないため、結論を避けたがります。そこを思い切ってズバッと決めましょう。

【その4】会議で話し合ったことが実現されない

これは私の元会社なのですが、会議で決まったことなのに上司が「やっぱり、こうしました!」と勝手に予定変更されてしまっていた経験があります。

「ちょっと待ってください。先日の会議は無意味じゃないですか!?」と、声を荒げてしまいましたね…。

会議で決めたことは参加者の意志ですので、決定は勝手に変更してなりません。どうしてもという場合は、メンバーへ事前に伝達しておきましょう。

【その5】決められた時間に終わらない会議が1番のムダ

資料を期限内に提出した人のことをどう思いますか?「この人、仕事できないのかな?」「仕事遅くない?」とネガティブな思考を巡らせてしまうでしょう。

会議も一緒です。時間内に決められないほどムダなことは無いですし、時間が決まっていないからダラダラと進行してしまいがちです。

効率の良い会議を行う6つのルール

効率の良い会議を行う方法

上記のようなムダな会議はあくまでも一例に過ぎません。一刻でも早く無駄・無意味な会議を減らし、会社を良い方向へと進める会議をしていきましょう。

下記では、ムダな会議を少しでも減らす方法をお伝えします。

【ルール1】会議を減らす

思い切って会議の回数を減らしましょう。アイディアを出していくブレスト会議は何度行っても良いですが、報告や進捗などの会議は減らすべきです。メールなど他ツールを活用し、情報共有を図った方が早いですね。

参考メモ

カルビーは「ノーミーティング・ノーメモ」を徹底

ここに面白い記事があります。

なぜ、カルビーは「会議不要、資料不要」なのか | プレジデントオンライン」によると、あまりにも情報量が多いことから、ノーミーティング・ノーメモを徹底したとのこと。大手企業でもムダな会議を無くす取り組みが行われています。

【ルール2】会議の目的とゴールを明確にしておく

会議を行う前に議題を明確にし、ゴールを定めておきましょう。

  • 何を
  • どのように
  • いつまでに

この3点だけでも事前に決めておくだけで、グッと会議に深みを与えられます。また、会議の時間短縮にも繋がります。

【ルール3】進行役を優秀な人に任せる

会議進行において重要なのは、進行役です。進行役は議題をズラさず、議論をまとめられ、結論を促す人が良いです。

仕事が早く発言力がある優秀な人を進行役におきましょう。

【ルール4】会議時間を短縮し時間内に終わらせる

会議時間は「いつまで!」としっかり決めて、時間内に切り上げるよう努力しましょう。

人は時間に迫られるほど、集中力が高まり真剣になります。学生時代のテスト前とか必死に勉強したでしょ?それを会議に取り入れてみてください。

参考メモ

脳が活発化するゴールデンタイムは10時

会議との因果関係はないかもしれませんが、脳科学的に脳が活発化する時間は朝8〜10時と言われています。

脳が冴え渡っている時に、会議を行うことでクオリティーの向上が見込めるかもしれません。

【ルール5】参加者は当事者だけにする

会議に出席する方は、あくまで当事者だけです。「関係ありそうだな〜」って人はいりませんし、そのような方は会議に対する意識も低くなりがちです。

参加者を限定し、参加者を減らすことで質の良い会議を行うことができるでしょう。

参考メモ

Appleは最小限の人数で会議を行うと言われている

スティーブン・ジョブスは参加者人数が多い会議を嫌いました。参加者が多いと意見が飛び交い、良質な結論が見出せないと考えていたそうです。

【ルール6】結論が見えたらアクションを起こす人を決める

会議内で決まったことを誰がやるかすぐに決め、いつまで行うかも決めてください。

自分が詳しいことであれば「その仕事は私が動きます」と率先して手を挙げてください。

会議でこのような自主性をみせたら「こいつやるな〜」と周りから思われるはずです。私は、このような行動力ある人は大好きです。

無意味な会議は仕事時間を奪うだけ

ムダな会議は無意味。この言葉を心の中へしまっておきましょう。もし会議を開こうとしている方であれば、「本当に会議をする意味はあるのか?」と自問自答し判断してください。

また、「ウチの会社ってムダな会議が多いな…」と感じている方は上記の方法で会議を効率的にしましょう。

  1. 会議を減らす
  2. 会議の目的とゴールを明確にしておく
  3. 進行役を優秀な人に任せる
  4. 会議時間を短縮し時間内に終わらせる
  5. 参加者は当事者だけにする
  6. 結論が見えたらアクションを起こす人を決める

会議は会社を1ミリでも良くする方法だと思いますので、少しでも有意義な会議を心がけてください。

  • この記事を書いた人
  • 最新記事
HYPER NOVA製作委員会

HYPER NOVA製作委員会

20代社会人へ向けたビジネスWEBです。あなたの仕事に「きっかけ」を与えるべく、一生懸命更新しています。暖かい目で見守ってあげてください。

-仕事

Copyright© HYPER NOVA , 2018 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.